Datenerfassung

1.0. Definition

Datenerfassung ist der Vorgang, bei dem Daten erstmalig manuell aufgezeichnet werden, um sie maschinell lesbar zu machen.

1.1. Datenermittlung

Bei der Datenermittlung gilt es festzustellen, welche Art von Daten, in welcher Menge, wann anfallen wird, um eine Möglichkeit zu schaffen, sie in Zukunft zu speichern.

Die Datenermittlung ist die erste Stufe der Datenerfassungsorganisation.

2.0. Datenumsetzung

Im Gegensatz zur Datenermittlung ist mit der Datenumsetzung die eigentliche Erfassung der zu verarbeitenden Daten gemeint (Eingabe in Computer).

Man unterscheidet in der Regel drei Arten der Datenerfassung:

die indirekte, die halbdirekte und die direkte.

2.1 Die indirekte Datenumsetzung

Erfolgt die Erfassung über Eingabedatenträger, so liegt eine indirekte Datenerfassung vor.

2.2 Die halbdirerkte Datenumsetzung

Hierbei werden maschinenlesbare Eingabedatenträger eingesetzt, die maschinell angefertigt werden (z.B. Ausweiskarten, Handschriftbelege, Klartextbelege,...).

2.3 Die direkte Datenumsetzung

Diese Form der Erfassung ist heute eher üblich, hierbei werden die Daten direkt und manuell in das System eingegeben, ohne Umweg über einen Eingabedatenträger.

Somit werden die Datenerfassung und die Dateneingabe in einem Arbeitsschritt erledigt.

Vorteile:

die Eingabe am Computer erfolgt nicht von einer/m Datatypisten, sondern von einer/m Sachbearbeiter/in, der die jeweilige Situation kennt, und so sachbezogene oder logische Fehler ausschalten kann.

Dadurch entfällt auch ein Zeitverlust, der durch ständiges Rückfragen durch die Datatypistinnen entsteht.

Ausserdem sind so die Arbeiten nicht so einseitig, sondern für den Sachbearbeiter eher abwechslungsreich ( Telefongespräch, Eingabe am Computer, Beleg schreiben ).

Weiters können gespeicherte Daten vom Sachbearbeiter angesehen werden, ohne dass er seinen Platz verlassen müsste. Er kann eben eingebene Daten überprüfen, was zusätzliche Sicherheit gibt.

Aufgrund des Vorteils, dass bei dieser Methode sofort Fehler überprüft werden können und kein Umweg über Datatypistinnen gemacht werden muss, hat sich die direkte Erfassung von Daten weitestgehend durchgesetzt.

Es ist aber vermutlich auch eine natürliche Entwicklung, weg von einem Großrechner, zu vielen kleinen lokalen Rechnern, in die jeder etwas eingeben kann, von denen jeder etwas abfragen kann. Erst die technische Entwicklung in den letzten 10-15 Jahren hat diese Entwicklung möglich gemacht, obwohl auch Terminals die individuelle Arbeit von Sachbearbeitern ermöglicht haben.

3.0 Datenerfassungsorganisation

Aus dem Wunsch heraus Datenerfassungsvorgänge sowohl qualitativ als auch quantitativ zu verbessern oder zu beschleunigen, entstand die Datenerfassungsorganisation, welche

beschreibt, wie die Datenerfassung eines Betriebes geregelt sein sollte.

Folgende Größen spielen dabei eine Rolle:

1) Datenermittlung

2)der manuelle Aufzeichnungsaufwand

3) Art der eingesetzten Eingabedatenträger

4) Korrekturmöglichkeiten bei eingesetzten Verfahren der Datenerfassung

5) Lagerungs- und Verwaltungsaufwand für die Datenträger

6) Wiedererwendbarkeit der Datenträger

7) Einlesegeschwindigkeit der Datenträger

8) Art der Lesbarkeit der Datenträger (nur visuell, nur maschinell, oder beides)

9) Transport bzw. Übermittlungsfähigkeit der Datenträger

10) Möglichkeiten des Einsatzes von Synchrondatenerfassung

11) Materialaufwand für Datenträger

12) Zeitliche Abhängigkeit der Datenverarbeitung von der Datenerfassung

13) Der Zeitraum des Anfalls von Daten

14) zeitliche Verteilung, in der die einzelnen Daten anfallen (periodisch regelmäßig oder unregelmäßig, periodisch gehäuft)

Im Allgemeinen sind jedoch folgende Punkte zu beachten, um eine funktionierende Datenerfassung zu garantieren:

-Ergonomie der Arbeitsplätze:

Da die manuelle Tätigkeit der Übertragung von Daten in eine Tastatur psychologisch als auch physiologisch belastend ist (vor allem, da die Arbeit sehr monoton ist), werden heute für Datenerfassungsarbeitsplätze hohe ergonomische Ansprüche gestellt. Des weiteren wird versucht, diese Arbeit durch entsprechende Pausensonderregelungen (jede Stunde mindestens 5 bis 10 Minuten

Arbeitspause), als auch durch generell gekürzte Arbeitszeiten und regelmäßige ärztliche Betreuung erträglicher gemacht.

- Schnelligkeit, mit der die Datenverarbeitung reale Vorgänge in den Datenbestand des Rechners abbilden kann (wie lange dauert es, bis ein reales Ereignis am Bildschirm abgerufen werden kann)

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-auch der Wunsch nach Fehlerfreiheit der Daten führt zu einer Verlagerung zum Sachbearbeiter, da dieser seine Eingabe gleich überprüfen kann. Ausserdem werden vermehrt Prüfprogramme eingesetzt, oder Programme, die falsche Eingaben nur mehr begrenzt zulassen.

(z.B. Bildschirmmasken verhindern zu lange Zahlen,....)

-es werden zunehmend den Menschen entlastende, maschinell lesbare Eingabedatenträger verwendet, sofern nicht bereits eine direkte Datenerfassung realisiert wurde. Auch Schrifterkennungsprogramme erleichtern heute das Einlesen von Daten und ersparen Mitarbeitern monotones Eintippen von Adressen, oder anderen Texten (zB bei Banken oder bei der Post).

4.0 Unterscheidung zentrale-dezentrale Datenerfassung

zentrale Datenerfassung dezentrale Datenerfassung

4.1 zentrale Datenerfassung

Diese Form der Datenerfassung wurde vor allem früher eingesetzt, als die Lochkarte überwiegend gebrauchter Datenträger war. Die Arbeiten der Übertragung der Daten von den Originalbelegen (visuell lesbar) auf Eingabedatenträger (Lochkarten,...) und schließlich das Einlesen in den Rechner waren dabei räumlich zusammengefasst.

Aber auch heute noch, vor allem bei Hochsicherheitsdaten, wird danach getrachtet, die Daten an einem Ort zu halten.

Eine Sonderform der zentralen Datenerfassung ist die externe Datenerfassung, bei der eine betriebsfremde Organisation die Rechnerkapazität zur Verfügung stellt.

4.1.1 Externe Datenerfassung

Wird die Funktion der Datenerfassung aus einem Betriebe ausgelagert, also ein Dienstleistungsrechenzentrum damit beauftragt, die Daten zu führen, wird das als externe Datenerfassung bezeichnet. Früher wurden die Originalbelege oder deren Kopien zum Rechenzentrum transportiert, was zu erheblichen Zeitproblemen führte. Aus dem Wunsch heraus, möglichst schnell fundierte Daten für etwaige Entscheidungen zur Verfügung zu haben, entwickelten sich Datenfernübertragungstechniken, die es ermöglichten, selbst bei externer Datenerfassung und Beauftragung eines Dienstleichtungsrechenzentrums, Echtzeitdaten zur Verfügung zu haben.

Beispiel: Diverse Kleinbanken(zb. Die Schöllerbank) verwenden eine Standleitung nach München, wo sich ein Großrechner befindet, der sämtliche Daten speichert.

4.2 dezentrale Datenerfassung

Bei der dezentralen Datenerfassung beschränkt sich die räumliche Verteilung der Daten nicht wie bei der zentralen Datenerfassung auf einen Ort. Die Datenerfassung läuft am Ort d. Geschehens (Filiale, Antarktis-Forschungsstation,...) ab.

In größeren Betrieben oder weltweiten Konzernen, wäre es trotz der Möglichkeiten der Datenfernübertragung wohl wenig sinnvoll, wenn alle 'Filialen' auf einen weit entfernten Großrechner zugreifen müssten.

Vorteile:

-Das Geschehen kann vor Ort genauer erfaßt werden

-Die Daten sind u.U. schneller verfügbar, da sie nicht erst (z.b über Standleitung) verschickt werden müssen. Weiters entfallen die regelmäßigen Kosten für die Standleitung zum Rechenzentrum.

Nachteile:

-firmenübergreifende Daten, oder von mehreren Filialen gleichzeitig bearbeitete Datensätze

können schwerer aktuell gehalten werden (einfache Lösung: immer nur einer kann gleichzeitig auf Daten zugreifen).

-Bei sensiblen Daten, z. B.beim Strafregister, bei Banken usw., kann, wenn diese an mehreren Orten vorhanden sind, nicht die selbe Sicherheit gewährleistet werden, wie wenn Daten nur an einem Ort hinter verschlossenen Türen existieren.

Be der dezentralen Datenerfassung unterscheidet man auch noch zwischen mobiler und stationärer Datenerfassung

4.2.1 mobile,dezentrale Datenerfassung

Dieser Begriff bezeichnet die Durchführung der Datenerfassung mit mobilen Datenerfassungsgeräten (Handrechner). Sie hat dazu geführt, dass die Datenerfassung in höchstem Maße dezentralisiert werden konnte und unmittelbar an jedem Ort, an dem wichtige Vorgänge ablaufen, stattfinden kann.

Der Vorteil der mobilen Datenerfassung liegt vor allem in der Einbeziehung der Mitarbeiter, die vor Ort in der Regel besser mit der jeweiligen Situation vertraut sind, und deshalb in der Lage sind, die erfaßten Daten inhaltlich auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. In Verbindung mit der Datenfernübertragung ist die mobile dezentrale Datenerfassung ein flexibles Instrument zur Erfassung von Daten.

Die stationäre Datenerfassung ist das genaue Gegenteil der mobilen Datenerfassung, die Rechner bleiben an einem Ort.

5.0 Probleme in der Datenerfassung

5.1 Datenfehler

Auch Dateninkonsistenz. Allgemeine Bezeichnung für Fehler, der auftreten kann, wenn entweder ungewollt falsche Daten eingegeben werden, oder im Rechner ein Fehler auftritt. Datenfehler sind auf jeden Fall zu vermeiden, damit Entscheidungen, die auf diesen Daten aufbauen, nicht ebenfalls falsch sind. Bei inhaltlichen Fehlern, besteht keine Möglichkeit, diese durch maschinelle Prüfung zu erkennen. Hier muss die Prüfung und Beseitigung durch sachkundige Menschen erfolgen, die in der Lage sind, die inhaltliche Richtigkeit von Daten zu beurteilen.

Dies ist mit ein Grund weshalb man zunehmend die direkte Datenerfassung einsetzt, bei der ein Sachbearbeiter selbst die Daten eingibt und sie dabei noch einmal sachkundig beurteilen kann. Vom ungewollt entstehenden Datenfehler ist die Datenfälschung zu unterscheiden.

5.2 Datenfälschung

Die Datenfälschung ist eine Art der Computerkriminalität, bei der durch Manipulation im Rechner gespeicherte Daten so verändert werden, dass entweder der Dateneigentümer (Firma,Staat,...)

einen Schaden erleidet oder der Fälscher sich oder Dritten Vorteile verschafft, oder beides gleichzeitig.

Datenfälschung ist meist schwerer zu entdecken als ungewollt entstehende Datenfehler, da sie meist von Fachleuten oder in der jeweiligen Firma angestellten Personen ausgeführt werden.

Hilfe gegen Datenfälschung ist die sorgfältige, regelmäßige Datenverarbeitungsrevision. Das grundsätzliche Problem ist die Tatsache, dass der Einsatz und die Wartung von Rechnern von Fachleuten durchgeführt wird, wobei Laien, zu denen häufig auch die Geschäftsleitung gehört, meist nicht in der Lage sind, zu beurteilen, ob der Einsatz wirtschaftlich, sachgerecht und den Aufgaben entsprechend stattfindet.

Es ist somit denkbar, dass die mit dem Einsatz betrauten Fachleute nachlässig, unzweckmäßig oder gar mißbräuchlich mit dem Rechner umgehen. Um das zu verhindern, werden regelmäßig Datenverarbeitungsrevisionen durchgeführt. Ähnlich wie das gesamte Rechnungswesen der Betriebe durch Revisoren kontrolliert wird, so ist dies neuerdings häufig auch bei Datenverarbeitungssystemen der Fall. Dabei wird die revidierende Stelle organisatorisch direkt der Geschäftsleitung unterstellt, in deren Auftrag sie jederzeit die Maßnahmen der Datenverarbeitungsabteilung kontrollieren darf.

Eine wirkungsvolle Datenverarbeitungsrevision hat sich als die beste Methode zur Vermeidung von Unwirtschaftlichkeit und von Computerkriminalität erwiesen.

6.0 Zusammenfassung

Datenerfassung ist der Vorgang, bei dem Daten erstmalig manuell aufgezeichnet werden, um sie maschinell lesbar zu machen.

Im Gegensatz dazu gilt es bei der Datenermittlung festzustellen, welche Art von Daten, in welcher Menge, wann anfallen wird, um eine Möglichkeit zu schaffen, sie in Zukunft zu speichern.

Die Datenermittlung ist die erste Stufe der Datenerfassungsorganisation, welche ähnlich der Betriebsorganisation versucht alle Aspekte der Datenerfassung organisatorisch zusammenzufassen.

Man unterscheidet in der Regel drei Arten der Datenerfassung:

die indirekte, die halbdirekte und die direkte.

Bei der indirekten Datenerfassung erfolgt die Erfassung über Eingabedatenträger, ebenso wie bei der halbdirekten, bei der jedoch maschinenlesbare Eingabedatenträger verwendet werden, die nicht erst manuell erstellt werden müssen, sondern maschinell angefertigt werden (z.B. Ausweiskarten, Handschriftbelege, Klartextbelege,...).

Die direkte Form der Erfassung ist heute eher üblich, hierbei werden die Daten direkt und manuell in das System eingegeben, ohne Umweg über einen Eingabedatenträger.

Weiters wird zwischen zentraler und dezentraler Datenerfassung unterschieden.

Bei der zentralen Datenerfassung finden die Arbeiten der Übertragung von Daten auf den Rechner, die Berechnung von Daten und deren Wartung an einem Ort statt. Unter Umständen kann auch eine fremde Firma zur Erledigung all dieser Arbeiten hinzugezogen werden, das wird dann als externe Datenerfassung bezeichnet.

Im Gegensatz zur zentralen Datenerfassung existiert bei der dezentralen Datenerfassung nicht nur ein Rechenzentrum, sondern beliebig viele Workstations, an denen Daten gespeichert, abgerufen, gelöscht und angesehen werden können. Ist der benutzte Rechner ein kleiner, tragbarer Computer, z.B. Handcomputer, welche manchmal bei der Inventur von Waren verwendet werden, so wird das als dezentrale, mobile Datenerfassung bezeichnet.

Es ist sicher in jeder Hinsicht wichtig, sicherzustellen, dass Daten nicht verloren gehen, manipuliert werden, oder fehlerhaft sind. In Betrieben, in denen brisante Daten gespeichert werden (Banken,...)

gibt es Zutrittskontrollen, um ungewollte Manipulationen oder Diebstähle von außen zu vermeiden.

Manipulationen durch betriebsinterne Personen verhindern solche Maßnahmen jedoch nicht, daher ist es in größeren Betrieben heute durchaus üblich, Datenverarbeitungsrevisionen durchzuführen.

Ähnlich wie das gesamte Rechnungswesen der Betriebe durch Revisoren kontrolliert wird, so ist dies neuerdings häufig auch bei Datenverarbeitungssystemen der Fall. Dabei wird die revidierende Stelle organisatorisch direkt der Geschäftsleitung unterstellt, in deren Auftrag sie jederzeit die Maßnahmen der Datenverarbeitungsabteilung kontrollieren darf.

Um Fehlern bei der Erfassung entgegenzuwirken, werden Daten heute vermehrt von Sachbearbeitern direkt eingegeben, da diese logische Fehler gleich erkennen können.

Datenfälschung ist meist schwerer zu entdecken als ungewollt entstehende Datenfehler, da sie meist von Fachleuten oder in der jeweiligen Firma angestellten Personen ausgeführt werden.

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