Datenverarbeitung in Unternehmen

Einleitung

Stark routinierten Aufgaben in Unternehmungen erfordern eine Automatisierung dieser. Zumindest müssen die im Unternehmen Beschäftigten eine technische Unterstützung ihrer Arbeit erhalten. Die elektronische Datenverarbeitung (EDV) ist genau das passende Instrument. EDV ist in den meisten größeren Unternehmen schon geläufig, nur nicht auf dem richtigen Stand. Häufig wird einfach nur von "DV" (Datenverarbeitung) oder wissenschaftlich von "IV" (Informationsverarbeitung) gesprochen. Dieses ist ungenau, da ja in jedem Unternehmen Daten verarbeitet werden. In Unternehmen ohne Computer geschieht dieses ja manuell. Das Thema dieser Arbeit, das sich mit DV-Leistungen in Unternehmen beschäftigt, meint jedoch Leistungen durch Computer(anlagen). Das besondere an der Datenverarbeitung mittels Computer ist die Maschinisierung durch Elektronik, so dass das "E" in "EDV" eigentlich das Wichtigste ist. Doch werden in dieser Arbeit die Begriffe "EDV" und "DV" für EDV synonym verwendet. Nach dieser Einleitung folgt ein Kapitel, das Unternehmensstruktur und Anwendungsgebiete aufzeigt, danach Kapitel über Software- und Hardwaremöglichkeiten. Im letzten Kapitel wird die Integration der DV erläutert.

Aufgaben der DV einer Unternehmung

Die Aufgabe der Datenverarbeitung in der Unternehmung ist es, "überall dort im Betrieb zu automatisieren, wo das maschinelle System eine Aufgabe mindestens so gut wie ein Mensch, d.h. bezüglich Qualität, Kosten usw., zu erledigen vermag (sinnhafte Vollautomation)". Wo dieses nicht möglich ist, soll die DV den Menschen bei seiner Arbeit im Unternehmen wirksam unterstützen (Teilautomatisierung).

DV-Unterstützung innerhalb des Unternehmens

Die DV kann im Unternehmen die Steuerung technischer Anlagen übernehmen (technische IV bzw. Prozesssteuerung), die betriebswirtschaftliche IV (Information als Produktionsfaktor) und die betriebliche Kommunikation unterstützen.

Die Funktionen im Unternehmen

Allgemein werden Unternehmen in die Funktionen Beschaffung, Produktion, Absatz, Verwaltung und ggf. Forschung und Entwicklung unterteilt. Die einzelnen Funktionen eines Unternehmens gliedern sich wiederum in Bereiche oder Arbeitsgebiete:

Übergeordnet ist noch die Geschäftsleitung, ein weiteres Anwendungsgebiet für DV.

Möglichkeiten der EDV-Unterstützung

Ziel der DV ist, die einzelnen Aufgabengebiete der Unternehmung zu unterstützen.. Hierfür gibt es spezielle Anwendungssysteme, die sich in branchenneutrale und branchenspezifische unterteilen lassen. Außerdem wird zwischen Administrationssystemen (Anwendungen zur Lagerverwaltung und Abrechnung von Massendaten), Dispositionssystemen (Anwendungen im Logistikbereich, der Prozesssteuerung und im Planungsbereich der operativen Ebene), Führungsinformationssystemen FIS bzw. Managementinformationssystemen MIS (Systeme zur Unterstützung der Planung und Informationsbereitstellung in den oberen Führungsebenen) und Querschnittssystemen (Anwendungssysteme, die sich unternehmenshierarchieunabhängig an allen Arbeitsplätzen einsetzen lassen, z.B. Bürosysteme) unterschieden. Administrations- und Dispositionssysteme erfordern teilweise eine branchenspezifische Form. Branchenneutrale Anwendungssysteme sind firmenunabhängig und oft durch gesetzliche Normen standardisiert. Branchenneutrale Anwendungssysteme eignen sich im Unternehmen für die Verwaltungsaufgaben (Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen und Personalwesen). Branchenspezifische Anwendungssysteme sind in der Fertigungsindustrie, z.B. CIM, CAD, PPS, in Handelsunternehmen (Warenwirtschaftssysteme), Kreditinstituten und Versicherungen zu finden.

DV-Unterstützung der Umwelt-Unternehmens-Kommunikation

Die DV-Unterstützung der Kommunikation des Unternehmens mit seiner Umwelt, wird auch zwischenbetrieblich (integrierte) Informationsverarbeitung genannt. Integriert ist sie, wenn sie bei bestimmten Vorgängen automatisch abläuft, also die Anwendungssysteme der beteiligten Betriebe aufeinander abgestimmt sind.

Kommunikationspartner der Unternehmung

Die Kommunikationspartner im Unternehmen sind Lieferanten, Kunden, Behörden, Banken, Agenturen, Speditionen, externe Datenbanken sowie Softwareunternehmen für Fernwartung von Software Geringere Transaktionskosten für Informationsaustausch und eine dem Realtransfer zeitliche Vorlagerung der Information ist das Ziel..

Möglichkeiten der EDV-Unterstützung

Für die EDV-gestützte Umwelt-Unternehmens-Kommunikation ist eine entsprechende Infrastruktur erforderlich. Dazu gehört ein Datenübertragungsweg (Netz) zu den Kommunikationspartnern, z.B.: Telefonnetz oder Internet, ein Transportsystem, Transportprotokolle, damit die Nachricht im Netz den Weg vom Sender zum Empfänger findet, und ein spezielles Anwendungssystem (Kommunikationssystem). Genormte Kommunikationssysteme oder Verwendung gleicher Transportprotokolle der Kommunikationspartner ist für das Funktionieren der Kommunikation erforderlich. Dieser zwischenbetriebliche Datenaustausch mittels Datenfernübertragung DFÜdient den Unternehmungen u.a. dazu, Bestellungen abzuwickeln (z.B.: Buchhändler), Rechnungen zu versenden, Angebote zu offerieren, Mitteilungen zu machen, konkrete Informationen einzuholen (z.B.: Touristikbranche), Vertragsdatenaustausch (z.B.: Versicherungswirtschaft), electronic commerce (virtuelles Kaufhaus). Besonders der Handel ist stark am elektronischen Datenaustausch beteiligt. Mit MADAKOM, SINFOS und SEDAS bzw. EANCOM (Internationaler Standard) hat die CCG einen allgemeinen Standard geschaffen, der die Teilnahme für ein Handelsunternehmen attraktiv macht. Sofern der Datenaustausch nicht mit festen Partnern in abgeschlossener Form (Extranet), sondern über das Internet erfolgt, müssen besondere Sicherungsvorkehrungen (z.B.: Zugangsberechtigung, Vertraulichkeit) getroffen werden. Bei elektronischem Zahlungsverkehr sind zusätzlich die Rechtsverbindlichkeit (Authentifikation) und die Eindeutigkeit (Identifikation) erforderlich. Durch das Internet ist es möglich, bestimmte Dienste, z.B.: E-Mail unternehmensunabhängig für alle Netzteilnehmer von einem extra dafür eingerichteten Unternehmen (Provider bzw. Online-Dienst) zu erbringen.

Die im Unternehmen benötigte Software

Eine Unternehmung benötigt zur Realisierung ihres DV-Systems Software. Dieses bedeutet in erster Linie Anwendungssysteme, die die erforderliche DV-Leistungen erbringen.

Ermittlung des Softwarebedarfs

Bevor die Anwendungssysteme ausgesucht werden, ist zunächst einmal zu prüfen, was die konkreten Anforderungen (Bedarfsanalyse) an die DV im Unternehmen sind. Organisationsstruktur und Größe des Unternehmens spielen ebenfalls dabei eine Rolle. Die betrieblichen Abläufe müssen genau analysiert werden (Ist-Analyse). Anschließend sind Modelle zu entwickeln, die die DV-Unterstützung dieser Abläufe darstellen (Projektanalyse). Dabei ist jedoch darauf zu achten, dass Aufwand und Nutzen, sowohl der DV selbst, als auch der Analyse in einem vom Unternehmer gewünschten Verhältnis stehen. Somit ist dann ein Sollkonzept aus den Analyseergebnissen zu erstellen, das das Anforderungsprofil aufweist und Auskunft darüber gibt, welche Anwendungssysteme einzurichten sind. Des weiteren ist zu prüfen, inwieweit schon im Betrieb vorhandene EDV (gehört auch zur Ist-Analyse), weiterverwendet werden kann. Das heißt, vorhandene EDV muss entweder veräußert werden oder in die künftige EDV-Struktur miteinbezogen werden.

Softwareangebot für die Unternehmung

Die in Unternehmungen verwendete Software lässt sich entsprechend nachfolgender Tabelle einteilen:

Die Software lässt sich also zunächst einmal in Systemsoftware und Anwendungssoftware unterscheiden. Die Systemsoftware weist eine größere Nähe zur Hardware auf und soll diese, von der jeweiligen Anwendung unabhängig, leichter handhabbar machen. Die Anwendungssoftware hingegen hat eine größere Nähe zum Anwender und ist somit primär auf die Unternehmensbedürfnisse auszurichten.

Anwendungssoftware

Ein Kriterium zur Softwareauswahl ist, ob die Anforderungen sehr speziell bzw. exotisch sind oder ob auch andere Unternehmungen bzw. Anwender ähnliche Anforderungen haben. Hier besteht die Wahl zwischen Individualsoftware und Standardsoftware. Diese Sofwarearten weisen folgende Merkmale auf:

Individualsoftware bessere Anpassung an Geschäftsprozesse, aber teuer, problematisch hinsichtlich Kompatibilität zu anderen Unternehmen und Projekten, schwierige Wartung (Weiterentwicklung und Anpassung an neue Anforderungen), Pflege (Fehlerbeseitigung), kaum Erfahrungsaustausch möglich und Abhängigkeit von Spezialisten

Standardsoftware am Markt gängig, preiswert, aber geringere Anpassungsfähigkeit an die speziellen betrieblichen Abläufe (oft Lassen sich aber gewisse Parameter einstellen) und Abhängigkeit vom Anbieter.
Ein weiteres Kriterium ist die Unternehmensstruktur. Hierbei kommt es auf die Vielfältigkeit und Verzahnung der Aufgaben sowie die vorhandene Hardwarearchitektur, Host oder PC, an, ob eine "stand-alone"-Lösung oder eine Integrationslösung und damit Kompatibilität der Software (z.B. zu der vom Geschäftspartnern) gewählt werden sollte. Jedoch sollte die Hardware möglichst simultan mit der Software ausgewählt werden und nicht die Software diktieren.
Schließlich ist die Benutzerfreundlichkeit der Software wichtig. Die Mitarbeiter des Unternehmens müssen mit der DV klar kommen und sie möglichst voll akzeptieren. Auch (Um-)Schulungsmaßnahmen des Personals, als wichtige Voraussetzung zur adäquaten Nutzung der DV, sind bei dabei zu berücksichtigen.

Systemsoftware

Die komplette Systemsoftware, die einen Computer bzw. eine DV-Anlage (Rechnernetz) steuert wird als Betriebssystem bezeichnet. Moderne Betriebssysteme sind z.B.: MS DOS (mit Oberflächen Windows 3.x, 95, 98), Windows NT, OS/2, UNIX, LINUX und speziell für Netzwerke von Novell Netware. Einen Überblick über die Aufgaben des Betriebssystems liefert folgende Tabelle

Organisationsprogramme sorgen für Start und Abschluss und die Aufteilung in Teilaufträge der Aufträge (Jobs), die Verwaltung der Dateien und Programmbibliotheken und Überwachung der Arbeitsspeicherzuteilung. Die anderen Programme (Dienst- Übersetzungs- und Diagnoseprogramme) sind von technischer Bedeutung und werden nicht betrachtet. Wichtig sind Betriebsarten und Nutzungsformen.

Für Netzwerke benötigt ein Unternehmen Netzwerksoftware. Protokolle, wie TCP/IP, IPX/SPX oder NetBEUI werden zum Datentransport gebraucht. Zum Abschluß einen Überblick über die Systemsoftware und die Rechnerklassen:

Die Hardware-Architektur im Unternehmen

Software und Hardware im Unternehmen müssen aufeinander abgestimmt werden.

Hardware-Anforderungen ermitteln

Genau wie bei der Software hängt auch die Hardware von der Unternehmensstruktur ab. Es somit analog zu Kapitel 4.1. der Bedarf der Unternehmung zu ermitteln. Jedoch muss die Software, die das Unternehmen wünscht berücksichtigt werden. Darüber hinaus sind wegen der physischen Veränderungen (Umbaukosten) noch stärker die vorhandenen Anlagen in die Planung eines neuen Systems mit einzubeziehen.

Hardware-Möglichkeiten ermitteln

Hardware lässt sich in Rechnerklassen und Netzwerkarchitekturen unterteilen.

Rechnerklassen

Großrechner (auch Mainframe oder Host genannt) Workstations (Hochleistungswerkzeug für einen einzelnen Anwender an dessen Arbeitsplatz, Betriebsystem UNIX) mittlere Systeme (auch Midrange-Systeme genannt) Mikrorechner (PCs). Superrechner, (soll spezielle Probleme lösen sollen, z.B. bei CIM).

Die Großrechner bieten hohe Verarbeitungsgeschwindigkeiten bei Multi-User-Betrieb an. Sie verfügen oft über erhebliche externe Speicherkapazität. Häufig werden mehrere Hostrechner zu einem Netz verbunden, womit eine größere Rechnerleistung, aber auch eine größere Ausfallsicherheit gegeben ist. Zur Entlastung von Großrechnern gibt es Vorrechner. Nachteil dieser Großrechner ist die Erfordernis eines klimatisierten, geschützten Standortes, in zu anderen Systemen oft inkompatibles Betriebssystem und die Benutzerunfreundlichkeit der Anwendungssysteme. Mittlere Systeme eignen sich als Abteilungsrechner. Verbunden mit dem Zentralrechner (Großrechner) bilden sie ein Zwischenelement zwischen Host und Arbeitsplatzrechner (PCs). Beim PC gibt es eine Unterklasse, die Netzwerkcomputer mit abgespeckter Hardwareausstattung und nur für den Netzwerkbetrieb geeignet.

Sie erfordern aber einen Server (meist Rechner der Mittlere-System-Klasse für Speicherung und Versorgung).

Netze und Netzwerkarchitekturen

Es gibt Nahnetze (lokal area network LAN) und Fernnetze (wide area network WAN). Für die Unternehmung ist meist das Nahnetz entscheidend. Nur bei räumlich getrennten Unternehmensteilen und zur Kommunikation mit der Außenwelt ist für die DFÜ (Datenfernübertragung) das Fernnetz von Bedeutung.
Netze dienen dem Verbund von Rechnern zum Austausch von Daten in verschieden Formen: Last-/Leistungsverbund (dient der besseren und gleichmäßigeren Auslastung der einzelnen Rechnerkapazitäten), Datenverbund (gemeinsame Datennutzung), Programmverbund (gemeinsame Nutzung von Anwendungen zur Vermeidung von Softwarepflege- und Beschaffungskosten), Kommunikationsverbund (Austausch von Nachrichten, z.B. e-mail), Geräte- und Sicherheitsverbund (gemeinsame Nutzung von bestimmter Hardware, z.B.: Drucker und besseren Zugriff auf sensible Ressourcen bei technischen Problemen). Für die Netzwerke werden neben den Rechnern mit entsprechender Netzwerksoftware (Unix, Netware, Windows NT) auch Datenübertragungswege, das heißt Verbindungsleitungen benötigt. Physisch werden diese über Lichtwellenleiter (z.B.: Glasfaser) mit hoher Leistungsfähigkeit, hohem Preis und schwieriger Verlegung oder über Elektronenleiter (verdrilltes Kupferkabel oder Koaxialkabel) realisiert. Aber auch kabellose Verbindungen mit Funk, oder im Fernnetz mit Satelliten, sind anzutreffen.
Netzwerkarchitekturen können im (PC)-LAN als Peer-to-Peer-Netzwerk oder als Client-Server-Konzept realisiert werden. Die Peer-to-Peer-Netzwerke lassen sich als Ringnetz, Busnetz, Sternnetz oder vermaschtes Netz realisieren. Bei großrechnerorientierten LANs gibt es nur die Sternnetzversion. Bei der Client-Server-Architektur werden den Rechnern feste Rollen (Client oder Server, bei mehrstufiger CS-Konzeption auch Client für einen und zugleich Server für einen anderen Rechner) zugewiesen. Bei dieser Architektur können, entsprechende Schnittstellen vorausgesetzt, verschiedene Rechnerklassen zusammenarbeiten, womit die jeweiligen Vorzüge ausgespielt werden können.

Entwurf eines Hardware-Konzeptes für das Unternehmen

Aus den in 5.2. beschriebenen Möglichkeiten muss das Unternehmen das Passende auswählen. Wesentlich ist dabei, ob zentral oder dezentral gearbeitet wird. Dies gilt insbesondere für die Datenhaltung. Größere Datensicherheit und Datenkonsistenz (Aktualisierungsverarbeitung) sind bei zentraler Datenhaltung möglich. Ausfallsicherung und Unabhängigkeit von leistungsstarken Datenübertragungswegen bietet eine dezentrale Datenhaltung. Für die Kommunikation zwischen den Unternehmungen ist mit dem Internet und dem TCP/IP, dem http-Protokoll ein Standard gesetzt worden, der zunehmend auf die innerbetriebliche Rechnerkommunikation übertragen wird (Intranet).

Die Integration der DV in die Unternehmung

Bei Größeren Unternehmungen erreicht die DV oft Dimensionen, dass eigene DV-Abteilungen eingerichtet werden, sofern die DV nicht "outgesourced" wird.

Ansiedlung des DV-Management im Unternehmen

Die DV-Abteilung kann als Linieninstanz, z.B. dem Finanz- und Rechnungswesen untergeordnet sein, als (Linien-)Hauptabteilung oder aber auch als Stabsstelle des Vorstandes mit oder ohne Weisungsberechtigung angesiedelt werden. Sinnvollerweise geht der Trend zur Stabstelle. Auf Weisungsberechtigung sollte besser verzichtet werden, da die DV ein Dienstleister der Anwender ist.

Einfluss der EDV auf das Unternehmen

Es ist folgender Konflikt zu lösen: Einerseits dürfen durch die DV weder der Betriebsablauf noch die Unternehmensziele be- oder gar verhindert werden. Andererseits soll die DV dem Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnen, sich besser zu präsentieren (Multimedia), günstiger zu produzieren und effizienter an (Markt-) Informationen zu kommen. Hierfür ist es durchaus sinnvoll, die bisherige Ablauforganisation des Unternehmens möglicherweise komplett neu zu ordnen. Anzustreben wäre dabei eine starke Vereinfachung des Betriebsablaufs und der verbleibenden Arbeitaufgaben. Hierfür spielt eine gute Integration der DV in die Aufbauorganisation eine Rolle. Dabei wird zwischen vertikaler Integration (Datenversorgung der Planungs- und Kontrollsysteme aus den Administrations- und Dispositionssystemen) und horizontaler Integration (Verbindung der einzelnen Administrations- und Dispositionssysteme innerhalb der betrieblichen Wertschöpfungskette) unterschieden.

Schlussbetrachtung

Die DV ist ein wichtiges Hilfsmittel für die Unternehmung zur Erledigung ihrer Aufgaben. Nahezu alle Bereiche der DV (Produktionsprozesse, Büroaufgaben, Kommunikation mit der Unternehmensumwelt und Management) lassen sich durch DV unterstützen, wenn nicht gar ersetzen. Die Unternehmung muss nur die für sie passende Software und Hardware besorgen oder selbst entwickeln. Dabei sind Standardsoftware und Client-Server-Architekturen in der Regel die flexibelsten Angebote der DV. Unternehmungen sollten darauf achten, Software solcher Systeme zu beschaffen, die so einfach zu bedienen sind, dass möglichst keine Schulung des Personals, sondern nur eine Einweisung erforderlich ist. Bedienungsfehler müssen ausnahmslos abgefangen werden. Unternehmen sollten möglichst Eigentümer der von ihnen genutzten Software und Hardware sein, damit im Krisenfall (z.B.: Auftragsrückgang) nicht mangels Zahlungsmöglichkeiten der Unternehmung, die DV lahmgelegt wird.

Literaturverzeichnis

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Stahlknecht, Peter und Hasenkamp, Ulrich: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, 8. Auflage, Berlin Heidelberg New York 1997

Abkürzungen

BS

Betriebsystem

CAD

Computer Aided Design

CCG

Centrale für Coorganisation

CIM

Computer Integrated Manufacturing

CS

Client / Server

DFÜ

Datenfernübertragung

DV

Datenverarbeitung

EANKOM

Europäische Artikelnummer Kommunikation

EDV

Elektronische Datenverarbeitung

E-Mail

Electronic Mail (elektronische Post)

FIS

Führungsinformationssystem

IPX/SPX

Internetwork Packet Exchange / Sequenced Packet Exchange

IV

Informationsverarbeitung

LAN

Local Area Network

MADAKOM

Marktdatenkommunikation

MIS

Managementinformationssystem

NetBEUI

NetBios Enhanced User Interface

PC

Personal-Computer

PPS

Produktionsplanungs und -steuerungsystem

SEDAS

Standardregelungen einheitlicher Datenaustauschsysteme

SINFOS

Stammdateninformationssätze

TCP/IP

Transmission Control Protocol

WAN

Wide Area Network

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